Tämä kirjoitus julkaistaan osana Talentchainin Työelämätaidot-teemaa, jossa käsittelemme teesejä 2020-luvun työelämätaidoista. Tutustu edellisiin Talentchainin blogin työelämätaitoja käsitteleviin julkaisuihin:

• Osaamista ja sen sanoittamista
• Etätyön johtamisen opit Soldemilla – pidetään huolta rytmistä ja rentoudesta
• Tulevaisuuden työelämätaidot

Etätyöskentely on työelämätaito: Ota käyttöön 10 Soldemilla hyväksi todettua keinoa

Taitava nuorten johtaminen on ollut jo pitkään Talentchain-verkoston tuottajan Soldemin tärkeä kilpailuvaltti. Viime aikoina nuorten johtamisen rinnalle on haluttu nostaa työelämätaitojen ymmärrys. Koronaepidemian tulo Suomeen pakotti koko yrityksen siirtymään nopeasti etätyöskentelymalliin. Etätyöhön siirryttäessä johtamisen rimaa nostettiin entisestään. Päätoiminen etätyö nousi samalla uudeksi kaikille tarpeelliseksi työelämätaidoksi.

Parhaat toimintamallit haluttiin löytää nopeasti, koska etätyöskentelystä oli tulossa uusi normaali. Tavoitteena on ollut koko ajan varmistaa tuloksentekokyky, ihmisten kasvu ja hyvinvointi etätyössä. Tähän kirjoitukseen koottiin 10 Soldemilla hyväksi todettua keinoa etätyöskentelyyn.

Tavoitteena on ollut koko ajan varmistaa tuloksentekokyky, ihmisten kasvu ja hyvinvointi etätyössä.

Valmistautuminen työskentelyn uuteen normaaliin

Soldemilla etätyöhön valmistauduttiin huolellisesti. Kotitoimistoihin siirryttiin porrastetusti, nostamalla etätyöntekijöiden määrää päivittäin aina vähän lisää. Tämä tehtiin jo silloin, kun siihen ei vielä ollut varsinaista pakkoa. Se edesauttoi sujuvuutta, koska ongelmat koskivat aluksi vain pientä joukkoa. Ensimmäiset johtamisen opit uusista toimivista ja toimimattomista malleista saatiin ennen kuin kaikki olivat etänä.

Pelisäännöt työrytmiin, työtapoihin ja myynnin tavoitetasoihin eri mittareilla tehtiin hyvissä ajoin yhdessä porukan kanssa. Etätyöskentely vaatii työntekijältä enemmän itseohjautuvuutta eli kykyä johtaa itseään ja omaa työtään – lähijohtajan aktiivisesta tuesta huolimatta. Oletus oli, että alussa etätyössä tulee kuherruskuukausi, ja sinä aikana olisi helpompi johtaa yhteiset pelisäännöt ja tavoitetasot kuntoon. Myös tietoturva-asioita korostettiin vielä erillisellä etätyösopimuksella; se toi sopivaa vakavuutta asiaan.

Etätyöskentelyn taito

Tähän listaan on koottu kahden kuukauden opit työelämätaitojen ja etätyöskentelyn johtamisen näkökulmasta:

1. Viesti selkeästi.

Kiteytä ja syvennä viestintää. Tarkkuutta vaativat asiat kannattaa käsitellä etäpalavereissa rauhallisella rautalankamallilla. Kerro mieluummin yhdestä aiheesta syvällisesti kuin monesta erillisestä aiheesta päällisin puolin. Käytä apuna tekstiä ja kuvia ruudulla. Varmista, ettei viestinnässäsi ole mitään tulkinnanvaraa.

2. Millaisen tunnetilan välität?

Etäviestinnässä ja erityisesti kirjallisessa viestinnässä on iso väärinymmärryksen riski. Poista teksteistäsi negatiiviset tunteet ja kaikenlaiset rivien väleistä luettavat piilomerkitykset. Kirjoita selkeästi ja neutraalisti sekä muista kiitokset. Hyvin perustellut kiitokset kertovat läsnäolosta ja toisen arvostuksesta.

3. Pureudu konkretiaan.

Etätöissä asioihin tarttuminen ja niistä viestiminen jää helposti yleiselle tasolle. Löyhällä viestinnällä ei toiminnassa tapahdu haluttua muutosta. Jos tiimillä on yhteinen tavoite, tulisi tiimiläisten yhteisesti miettiä ja sopia, miten he konkreettisesti pääsevät senhetkiseen tavoitteeseensa. Aika ajoin tulee varmistaa, että yhteisesti sovittuja toimenpiteitä noudatetaan.

4. Kuuntele, älä kontrolloi.

Aina asioita ei tarvitse ratkaista. Ota ihmisten huomiot ja kommentit vastaan sellaisina kuin ne ovat. Tällainen tyyli rohkaisee matalan kynnyksen osallistumiseen. Matalan kynnyksen osallistuminen on tärkeää etäpalavereissa, jotta jokainen kokee olevansa osa työyhteisöä.

5. Pyri hahmottamaan kokonaisuus.

Varmista, että ymmärrät, missä mennään päivittäin suhteessa yhteiseen tavoitteeseen. Mieti, mikä sinun työssäsi on tärkeää muulle tiimille. Ymmärrä, että jokaisen osuudella on oma roolinsa tavoitteiden saavuttamisessa ja työyhteisön toiminnassa. Voit pyytää tarvittaessa sparrausapua hahmottamiseen kollegalta tai lähijohtajaltasi.

6. Tunteet mukana.

Ihmiset reagoivat eri tavalla tähän tilanteeseen, ja omatkin tunnetilat voivat vaihdella päivän mukaan. Aina ei tarvitse puhua työstä, kun on yhteydessä työkavereihin – varsinkin jos työkaverilla ei selkeästi vaikuta olevan kiire. Myös huumorista kiinni pitäminen on tärkeää.

7. Tunnista itsesi stressitilanteessa.

Etäkohtaamisissa ihmisten piirteet – esimerkiksi kontrollinhalu tai ratkaisuinto – näyttävät tulevan esille korostetusti. Kannattaa ensimmäiseksi yrittää tunnistaa itsessään stressimäisen käyttäytymisen piirteitä. Jo pelkkä tunnistaminen voi itsessään laukaista stressiä. Omasta painetilanteen käyttäytymisestään voi lisäksi kertoa ääneen omalle tiimille.

8. Uskalla heittäytyä avoimesti.

Oletko työyhteisönne luottohenkilö, humoristi tai empaatikko? Yhteisö voi kaivata tilanteen sanoittamista ja yrityksen suunnan hahmottamista. Tiimin kanssa yrityksen suunnasta keskustelu voi rauhoittaa ihmisten mieltä ja antaa vision tulevasta epävarmassa toimintaympäristössä.

9. Edistä yhteistyötä.

Jaa tietoa, jotta vältytään ylimääräisiltä kuplilta ja kuppikunnilta. Muiden organisaation jäsenten kutsuminen oman tiimin palavereihin saattaa aluksi vähän ahdistaa, mutta tuloksena voi olla lisää luottamusta, innovatiivisuutta ja ketteryyttä organisaatioon ja omaan työhön.

10. Hankkisitko työparin?

Oman työparin järjestämistä kannattaa kokeilla, jos tilanteessa ei näytä olevan terveysriskiä. Erityisesti sosiaalisimmilla työntekijöillä parityöskentely toisen kotona voi toimia paremmin kuin työnteko yksin. Yhdessä työskentely mahdollistaa ajatusten vaihdon ja oman työn reflektoinnin.

Bonusvinkki etätyöskentelyyn

Näiden kymmenen ajankohtaisen neuvon lisäksi on yksi, joka on tarkoitettu tulevaisuutta varten.

Tarkkaile ajankäyttöäsi. Tutkimusten mukaan ihmiset saavat yleensä etätöissä enemmän aikaiseksi kuin työpaikalla, koska turhat asiat jäävät pois. Kun etätyöskentelyn aikana huomataan, mikä vanhassa tekemisessä oli turhaa, voidaan siitä hyötyä jatkossa.

Esimerkiksi palaverit näyttävän olevan etänä tehokkaampia. Niissä on selkeämpi agenda, niihin on valmistauduttu paremmin ja niissä pysytään asiassa. Lisäksi ne eivät veny yli varatun ajan.

Kirjoittaja
Veera Lehtismäki
Toimitusjohtaja Soldem
Intohimoinen ihmismielen tutkija.
Johtamisessa kulkee vahvasti ajatus: Yhteistyötaidot ovat avain yksilöiden ja yritysten menestykseen!

P.s. Etkö saa tarpeeksesi työelämätaidoista?

• Lue Perttu Pölösen ajatuksia tulevaisuuden työelämätaidoista.
• Tilaa uutiskirjeemme ja saat aina tuoreimmat artikkelit sähköpostiisi.